Penyusunan Tata Naskah Dinas:
Tata naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah dan DPRD di tingkat provinsi, kabupaten, dan kota harus mengikuti pedoman yang telah ditetapkan. Berikut adalah beberapa teknis penyusunan tata naskah dinas:
- Gunakan format yang telah ditetapkan, termasuk penggunaan kop surat resmi.
- Tuliskan nomor surat, tanggal surat, serta perihal yang jelas dan singkat.
- Sertakan pengantar yang berisi ucapan salam dan pengenalan penerima surat.
- Tuliskan isi surat secara lengkap, jelas, dan sistematis.
- Gunakan bahasa yang baku, formal, dan sopan sesuai dengan tata bahasa yang berlaku.
- Sertakan tanda tangan, nama, jabatan, serta nomor kontak yang dapat dihubungi.
Penyusunan Kearsipan:
Pengelolaan kearsipan di lingkungan pemerintah daerah dan DPRD perlu mengikuti tata cara yang baik dan benar. Berikut adalah beberapa teknis penyusunan kearsipan:
- Gunakan sistem pengindeksan dan penomeran yang terstruktur dan teratur.
- Klasifikasikan arsip berdasarkan jenis, sifat, dan kepentingannya.
- Buat daftar inventaris arsip yang tercatat dengan jelas.
- Simpan arsip dalam wadah yang aman, terlindungi dari kerusakan dan bencana.
- Jaga kebersihan dan keamanan ruang arsip.
- Lakukan pemeliharaan rutin, termasuk penggantian wadah arsip yang rusak.
- Periksa dan revisi kembali arsip secara berkala untuk memastikan integritas dan keberadaan arsip.
Dengan menerapkan teknis penyusunan tata naskah dinas dan kearsipan yang baik, diharapkan proses komunikasi dan pengelolaan arsip di lingkungan pemerintah daerah dan DPRD dapat berjalan dengan efisien, efektif, dan tertib.