Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah Daerah Berdasarkan Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012

Tata naskah dinas di instansi pemerintah daerah mengacu pada Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB) Nomor 80 Tahun 2012 tentang Tata Cara Penyusunan, Pengelolaan, dan Penggunaan Naskah Dinas di Lingkungan Instansi Pemerintah Daerah.

1. Penyusunan Naskah Dinas

Penyusunan naskah dinas harus memperhatikan beberapa aspek, antara lain:

  • Menggunakan format naskah dinas yang telah ditetapkan, mencakup judul naskah, nomor naskah, tujuan naskah, penerima naskah, dan tanda tangan pejabat yang berwenang.
  • Menggunakan bahasa yang baku, jelas, dan mudah dipahami.
  • Menyusun naskah dinas secara sistematis dan ringkas.
  • Mencantumkan informasi yang lengkap dan relevan.

2. Proses Pengelolaan Naskah Dinas

Pengelolaan naskah dinas meliputi beberapa tahapan, yaitu:

  • Penerimaan naskah dinas: Melakukan pencatatan setiap naskah dinas yang diterima dalam buku agenda naskah dinas.
  • Penyebaran naskah dinas: Mendistribusikan naskah dinas kepada penerima yang dituju.
  • Penyimpanan naskah dinas: Menyimpan naskah dinas dengan baik dan tertib sesuai dengan klasifikasi dan kode arsip.
  • Pemeliharaan naskah dinas: Menjaga keutuhan dan kerapihan naskah dinas, serta melakukan pemeliharaan fisik jika diperlukan.

3. Penggunaan Naskah Dinas

Penggunaan naskah dinas harus memperhatikan hal-hal berikut:

  • Menggunakan naskah dinas sesuai dengan keperluan administrasi dan komunikasi di instansi pemerintah daerah.
  • Menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung dalam naskah dinas.
  • Memahami dan mengikuti petunjuk yang tertera dalam naskah dinas.
  • Melakukan tindakan atau respons yang sesuai terhadap naskah dinas yang diterima.

4. Pengarsipan Naskah Dinas

Pengarsipan naskah dinas dilakukan dengan memperhatikan prinsip-prinsip kearsipan yang diatur dalam Peraturan Menteri PANRB Nomor 80 Tahun 2012, antara lain:

  • Pengelompokan naskah dinas berdasarkan jenis dan sifatnya.
  • Penomoran naskah dinas yang memudahkan identifikasi dan pencarian.
  • Penyimpanan naskah dinas dalam kondisi yang aman, terlindungi dari kerusakan fisik maupun ancaman kebakaran.
  • Pengaturan jangka waktu penyimpanan naskah dinas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dengan menerapkan tata naskah dinas yang sesuai dengan Peraturan Menteri PANRB Nomor 80 Tahun 2012, diharapkan instansi pemerintah daerah dapat meningkatkan efektivitas komunikasi internal, menjaga keteraturan administrasi, serta mengoptimalkan pengelolaan naskah dinas.