Tata Kearsipan Di Lingkungan Pemerintah Daerah Berdasarkan Permendagri No. 135/2017 Perubahan Atas Permendagri No. 78/2012 Serta PP No. 28/2012 Tentang Pelaksanaan UU No. 43/2009 Tentang Kearsipan

Tata kearsipan di lingkungan pemerintah daerah mengacu pada peraturan yang diatur dalam Permendagri No. 135/2017 Perubahan atas Permendagri No. 78/2012 dan PP No. 28/2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43/2009 tentang Kearsipan. Berikut adalah poin-poin penting terkait tata kearsipan di lingkungan pemerintah daerah:

1. Penyusunan Kebijakan Kearsipan

Instansi pemerintah daerah diwajibkan untuk menyusun kebijakan kearsipan yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, pemeliharaan, dan pemanfaatan arsip. Kebijakan kearsipan ini harus disesuaikan dengan aturan yang berlaku dan memastikan tata kelola kearsipan yang baik.

2. Identifikasi, Seleksi, dan Pemilahan Arsip

Instansi pemerintah daerah harus melakukan identifikasi terhadap arsip-arsip yang dihasilkan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi mereka. Arsip yang memiliki nilai penting harus dipilah, dipilih, dan dipisahkan untuk kepentingan pemeliharaan dan pemanfaatan di masa depan.

3. Pencatatan dan Pemberian Kode Arsip

Setiap arsip yang ada di instansi pemerintah daerah harus dicatat dan diberi kode arsip yang sesuai. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pengelolaan dan pencarian arsip di kemudian hari. Penomoran dan pengkodean arsip harus mengikuti ketentuan yang ditetapkan dalam peraturan kearsipan.

4. Pemeliharaan dan Penyimpanan Arsip

Instansi pemerintah daerah harus memastikan pemeliharaan dan penyimpanan arsip yang baik. Arsip harus disimpan dalam kondisi yang aman, terlindungi dari kerusakan fisik maupun ancaman lainnya seperti kebakaran atau banjir. Penggunaan peralatan dan bahan penyimpanan arsip yang sesuai juga perlu diperhatikan.

5. Penghapusan dan Alih Media Arsip

Instansi pemerintah daerah dapat melakukan penghapusan arsip yang telah mencapai batas waktu penyimpanan yang ditetapkan. Penghapusan arsip harus dilakukan dengan prosedur yang benar dan berdasarkan ketentuan peraturan kearsipan. Selain itu, instansi pemerintah daerah juga dapat melakukan alih media arsip dengan memindahkan arsip dari media fisik ke media elektronik untuk efisiensi dan kemudahan akses.

6. Pemanfaatan Arsip

Arsip yang telah disimpan dan terpelihara dengan baik harus dimanfaatkan secara optimal. Pemanfaatan arsip dapat dilakukan oleh instansi pemerintah daerah sendiri maupun oleh pihak-pihak lain yang memiliki kepentingan terkait. Prosedur dan ketentuan mengenai pemanfaatan arsip harus diatur dengan jelas dalam kebijakan kearsipan.

Dengan mengikuti tata kearsipan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku, instansi pemerintah daerah dapat menjalankan tugas dan fungsi mereka dengan baik serta memastikan keberlanjutan dan keterbukaan informasi publik.