Peraturan Perka ANRI No. 06 Tahun 2017
Perka ANRI No. 06 Tahun 2017 mengatur tentang tata cara pengangkatan pegawai negeri sipil (PNS) dalam jabatan fungsional arsiparis melalui mekanisme inpassing. Inpassing adalah mekanisme pengangkatan PNS yang memenuhi persyaratan dalam jabatan fungsional tertentu tanpa melalui seleksi kompetensi.
Manajemen Pengelolaan Arsip yang Dinamis dan Statis
Pengelolaan arsip yang baik menjadi hal penting dalam institusi pemerintahan. Terdapat dua jenis arsip yang perlu dikelola, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan operasional dan administrasi sehari-hari. Berikut adalah beberapa langkah dalam pengelolaan arsip dinamis:
- Membuat kebijakan dan prosedur pengelolaan arsip dinamis yang jelas.
- Menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) untuk memudahkan pengelolaan dan akses arsip dinamis.
- Melakukan indeksasi dan klasifikasi arsip dinamis berdasarkan kebutuhan dan struktur organisasi.
- Melakukan retensi dan pemindahan arsip dinamis ke tahap statis sesuai dengan jadwal retensi yang ditetapkan.
- Menjaga keamanan dan integritas arsip dinamis dengan menerapkan kebijakan akses dan perlindungan data.
Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi aktif digunakan dalam kegiatan operasional, namun memiliki nilai historis, hukum, atau kepentingan lain. Berikut adalah beberapa langkah dalam pengelolaan arsip statis:
- Menentukan kebijakan dan prosedur pengelolaan arsip statis, termasuk penetapan jadwal retensi dan penempatan arsip statis dalam penyimpanan yang tepat.
- Melakukan pemilahan, penataan, dan inventarisasi arsip statis berdasarkan kriteria dan klasifikasi yang relevan.
- Menyediakan fasilitas penyimpanan yang aman, seperti ruang arsip atau gudang arsip dengan suhu dan kelembaban yang terkontrol.
- Menerapkan kebijakan keamanan fisik dan perlindungan terhadap arsip statis, seperti pengendalian akses dan perlindungan terhadap kebakaran atau bencana alam.
- Melakukan pemeliharaan rutin terhadap arsip statis, seperti pembersihan debu dan perlindungan terhadap serangan hama.
Kesimpulan
Pengangkatan PNS dalam jabatan fungsional arsiparis melalui mekanisme inpassing perlu mengikuti ketentuan yang diatur dalam Perka ANRI No. 06 Tahun 2017. Selain itu, pengelolaan arsip yang baik, baik itu arsip dinamis maupun arsip statis, membutuhkan kebijakan, prosedur, dan sistem yang memadai untuk menjaga keamanan, aksesibilitas, dan integritas dokumen. Dengan menerapkan manajemen pengelolaan arsip yang baik, institusi pemerintahan dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengelolaan dokumen.