Untuk memastikan efektivitas dan efisiensi komunikasi di lingkungan pemerintah daerah, diperlukan pedoman umum dalam penyusunan naskah dinas. Berikut adalah beberapa pedoman umum yang perlu diperhatikan:
- Gunakan format yang telah ditetapkan oleh instansi terkait.
- Tuliskan nomor surat, tanggal surat, serta perihal dengan jelas dan singkat.
- Sertakan identitas pengirim yang meliputi nama, jabatan, dan alamat instansi.
- Gunakan bahasa yang baku, formal, dan sopan sesuai dengan tata bahasa yang berlaku.
- Susun isi naskah dinas secara sistematis dengan memperhatikan struktur pembukaan, isi, dan penutup.
- Jelaskan maksud dan tujuan naskah dinas dengan jelas.
- Gunakan kalimat yang singkat, padat, dan mudah dipahami.
- Hindari penggunaan kalimat berbelit-belit atau ambigu.
- Sertakan informasi atau lampiran yang relevan jika diperlukan.
- Sertakan tanda tangan dan nomor kontak yang dapat dihubungi.
Dengan mengikuti pedoman umum tersebut, diharapkan naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah dapat disusun dengan baik, memudahkan proses komunikasi, dan menjaga profesionalitas dalam penyampaian informasi antar unit kerja.